מאת איתן יובל – יועץ לכלכלת המשפחה ולמשכנתאות
האם אתם יודעים לומר בוודאות –
- כמה כסף אתם מוציאים על מזון בחודש?
- כמה עולה לכם להחזיק את הרכב המשפחתי (כולל ביטוחים, תחזוקה ודלק)?
- אלו ביטוחים יש לכם וכמה אתם משלמים על כולם?
- כמה כסף אתם מוציאים על תרבות ובילוי?
אם תנסו לנחש או להעריך על פי התחושה מן הסתם תהיה הערכתכם אופטימית מידי ולא תשקף את המציאות. כאלה אנחנו – נוטים תמיד לייפות את המציאות.
כדי לדעת כמה באמת אנחנו מוציאים בכל סוג של הוצאה נצטרך לבחון את המספרים שבניירת הכלכלית (דפי עו"ש, פירוט כרטיסי אשראי ועוד)
אם הגעתם למדריך זה כנראה החלטתם "לעשות סדר בחשבונות" ולדעת סוף סוף "לאן בורח כל הכסף" או שאתם עומדים לפני צעד כלכלי חשוב כמו קניית דירה ולקיחת משכנתא ומעוניינים לבחון את השלכותיו הכלכליות (כגון קביעת גובה ההחזר החודשי המתאים לכם).
תהיה הסיבה אשר תהיה, אתם עושים צעד נכון וחשוב מאוד.
מדריך זה יסייע לכם להכין תקציב של הוצאות/הכנסות ולעקוב אחריו באופן שוטף.
כמו כן תוכלו בעזרתו להסיק מסקנות לגבי שאלות כלכליות כגון: כמה כסף אפשר להפנות לחסכון כל חודש, באיזה אופן ניתן לצמצם את המינוס בחשבון, האם אפשר להחליף את הרכב ועוד ועוד.
המדריך מחולק לפרקים ומומלץ לעקוב אחריהם לפי הסדר.
בנוסף, מצורף למדריך זה גם קובץ אקסל שיקל עליכם בביצוע החישובים השונים.
ריכוז ההוצאות החודשיות לפי סעיפי הוצאה
במהלך שלב זה נעבור על הניירת הכלכלית שלנו (דפי חשבון, אשראי ועוד) ונרכז את כל החיובים לפי סוגי הוצאה לצורך זאת נשתמש בלשונית “הקפאת מצב” שבאקסל המצורף.
בהתאם לנתונים שהקלדנו יחשב האקסל את הממוצע החודשי בכל הוצאה.
נסביר את אופן העבודה בעזרת דוגמה.
אתם רוצים לרכז את הוצאות הדלק החודשיות בחודשים ינואר פברואר ומרץ.
עיברו על כל הוצאות ינואר וסכמו את הסה”כ של כל התנועות המתייחסות לדלק. לדוגמה: במהלך ינואר היו 3 תדלוקים 10.1 – 320 ש”ח 15.1 – 467 ש”ח 28.1 – 412 ש”ח
את סה”כ התנועות 1199 רשמו במשבצת של חודש 1 באקסל בלשונית “הקפאת מצב” כפי שמודגם בצילום המסך
כעת עברו לחודש פברואר וסכמו את כל הוצאות הדלק בחודש זה ואח”כ – בחודש מרץ
לאחר הכנסת הנתונים המסוכמים יתקבל בעמודת הממוצע – הסכום הממוצע החודשי של הוצאות הדלק.
חיזרו על התהליך בכל סוגי ההוצאה הכתובים באקסל.
הנחיות נוספות לאופן רישום ההוצאות
- הוצאה המתייחסת ליותר מחודש אחד קיימים לא מעט מקרים שבהם הוצאה היא דו חודשית (כגון חשבון מים) או הוצאה חצי שנתית (כגון אגרת הטלויזיה) במקרים אלה נחלק את ההוצאה למספר החודשים שהיא מתייחסת אליהם.
דוגמה: הוצאת מים דו חודשית – יש לחלק ל 2 ולכן אם היה בפברואר חיוב של של 220 ₪ , נחלק את הסכום ל-2 ונרשום 110 בפברואר וזה יהיה הממוצע החודשי שיופיע בעמודת הממוצע. הערה : בהוצאות המושפעות משינויים עונתיים כמו חשמל מומלץ לבדוק את הממוצע החודשי על בסיס כל החשבונות בשנה האחרונה (6) וכך יתקבל ממוצע המבוסס על ההוצאה בחודשי החורף והקיץ. והערה טכנית נוספת : אין צורך לרשום נתונים בכל חודש כדי שהאקסל יחשב את הממוצע. במקרה הצורך ניתן לרשום את הסכום הממוצע שחישבתם בחודש אחד וזה הסכום שיופיע בעמודת הממוצע. כגון בסעיף החשמל
- תאריך ההוצאה כל הוצאה תרשם לפי מועד הביצוע שלה ולא מועד החיוב. לדוגמה: קניית מזון בסופר שבוצעה בתאריך 12.1 וחויבה בתאריך 10.2 – תירשם בחודש ינואר.
- הוצאות בתשלומים הוצאה קשיחה שהינה הוצאה שאי אפשר לשנות בטווח הקצר. הוצאות אלה מתבצעות אחת לפרק זמן כגון ארנונה, אגרת טלויזיה או תשלום לגנים. דוגמה להוצאה כזאת : ביטוח רכב – אם בחרתם לשלם הוצאה כזאת בתשלומים – יש לסכם את כל התשלומים המתייחסים לשנת ביטוח אחת ולחלק ב- 12. סכום זה יש לרשום באחד החודשים וזה יהיה הממוצע החודשי.
הוצאה גמישה הינה הוצאה שניתן לשלוט בה ולהקטין אותה או לבטלה כליל בחודש מסויים כגון הוצאת ביגוד והנעלה. אם בחרתם לבצע הוצאה זאת בתשלומים מומלץ לרשום את כל סכום הקניה בחודש בו בוצעה הקנייה.
הנחיות נוספות לאופן רישום ההכנסות
- קחו בחשבון את ההכנסה נטו. ז”א סכום ההכנסה הנכנס לבנק (לאחר ניכוי תשלומי ביטוח לאומי מס הכנסה וכו’).
- אם הכנסתכם כוללת גם הכנסות תקופתיות המופיעות בתלוש כגון: הבראה, משכורת 13 בונוס שנתי וכדומה.
ולכן הביאו אותה בחשבון בחישוב ממוצע ההכנסות החודשי.
לדוגמה: כדי להכניס את משכורת 13 המשולמת בפברואר ואת דמי ההבראה המשולמים ביוני מומלץ לסכם את ההכנסות של החודשים ינואר עד יוני ולחלק ב- 6, זה יהיה ממוצע ההכנסות. וניתן לרשום אותו רק באחד החודשים בטבלה הנ”ל.
באופן כללי: הגיעו למצב שבו ממוצע ההכנסה ישקף באופן המקורב ביותר את המציאות ויביא בחשבון את כל התוספות הניתנות לאורך השנה במידה ויש כאלה. - אם אתם עצמאים הגדירו סכום שניתן למשוך אותו כמשכורת מהעסק לבית. סכום זה הינו המשכורת שלכם ויימשך מהעסק כל חודש בכל מקרה בין אם הרווחתם באותו חודש יותר ובין אם פחות.
כדי להגדיר סכום זה העזרו ברואה החשבון שלכם. - קצבת ילדים, הכנסה מנכס, קצבת נכות, מזונות וכדומה כל אלה הינן הכנסות שיש לרשום אותם.
לצורך זאת הוכנסו לטבלה הכנסה אחרת 1 ו- 2. - הקפידו לתעד כל הכנסה שהיא גם אם היא קצובה בזמן. לדוגמה: ההורים מעבירים אליכם סכום כסף במשך השנה הנוכחית עד לסיום הלימודים של בת הזוג, התייחסו לסכום זה כהכנסה.
“השורה התחתונה”
לאחר שריכזתם את כל ההוצאות /הכנסות תקבלו את סיכום הנתונים בטבלה
הפרש שלילי יצביע על גרעון תקציבי (סה”כ ההוצאות גבוה מסה”כ ההכנסות) – ולכן יש לצמצם הוצאות ו/או להגדיל הכנסות כדי להגיע לאיזון תקציבי (שמשמעותו: הוצאות = הכנסות).
הפרש חיובי יראה שיש לנו עודף הכנסות על הוצאות. עודף זה ניתן להפנות לחסכון, לסגירת המינוס אם קיים, וכדומה.
מעקב זה יתבצע בלשונית “מעקב שוטף” שבאקסל.
לשונית “מעקב שוטף” מכילה טבלה מרכזית בה נקליד את התנועות במהלך החודש.
[תנועה = הוצאה או הכנסה בודדת (כגון: תשלום ארנונה בסך 320 ₪ ב- 1.2.13, רכישת נעליים ב- 457 ₪ ב- 12.2.13) ]
בצד שמאל של הגיליון מוצגת טבלה מסכמת שבה מופיעים נתוני התקציב שהכנסתם בשלב הקודם.
כל תנועה יש לייחס לסעיף ההוצאה המתאים. כאשר תעמדו על שדה בעמודת “שם ההוצאה” יופיע משמאל חץ. לחיצה עליו תפתח רשימה של כל סעיפי ההוצאה. בחירת הסעיף המתאים ולחיצה עליו תכניס אותו לשורת ההוצאה.
כל תנועה שנכניס תתווסף בסעיף המתאים בטבלה המסכמת משמאל. לדוגמה: אם סך ההוצאות על סעיף מזון וחומרי ניקוי היה 3055 ₪ וכעת הכנסתם תנועה של 200 ₪ – תקבלו את הסכום 3,255 ₪ בטבלה המסכמת כמודגם בצילום להלן.
שימו לב שאם הקצבתם לסעיף זה סכום נמוך יותר (בדוגמה לעיל: 2500) יופיע ההפרש בצבע אדום כהתראה.
להלן הנחיות כלליות למעקב השוטף :
- את הדיווח השוטף בתוכנה מומלץ לבצע אחת לשבוע לפחות. תדירות שבועית תאפשר לכם להיערך מבעוד מועד לחריגות צפויות בהמשך החודש ועם זאת לא תהיה מעיקה מידי.
- אל תסתפקו רק באיסוף נתונים והכנסתם לאקסל. הקדישו זמן להפקת תובנות מהתוצאות. לדוגמה: אם נתקלתם בחריגה בסעיף מסויים בידקו אם יש סעיף אחר שיש בו עודף שאפשר להעביר לסעיף החורג. וזאת כדי שתישארו מאוזנים בסוף החודש.
- חשוב לרשום את התאריך והסכום במדויק. כך יהיה לכם קל יותר למצוא את התנועה וגם לא יהיו לכם הפרשים שלא תדעו את מקורם בסוף החודש.
- שימרו קבלות של רכישות באשראי, הן יקלו עליכם לדעת על מה היתה ההוצאה. יתכנו מקרים שהתנועה המופיעה בדף החשבון של חברת האשראי אינה מזכירה את החנות בה רכשתם מוצר/שירות.
- הוצאות במזומן:
חשוב לתעד את ההוצאות במזומן בצמוד למועד התרחשותן. אחת לכמה ימים אתם מושכים כסף בכספומט. סכום זה יכול לשמש אתכם לרכישת מזון בעבודה, נסיעות בתחבורה ציבורית, דמי כיס לילדים ועוד. רצוי לתעד את סעיפי ההוצאה שעליהם הוצאתם אותו. כך תוכלו לבחון כמה באמת הוצאתם על כל סעיף ולא תישארו עם סכום גדול בסעיף “משיכות מכספומט” שאינו אומר הרבה.
תיעוד בזמן אמת של הוצאות במזומן יכול להתבצע על ידי רישום בפנקס שנמצא איתכם תמיד, תיעוד בטלפון הסלולרי. שמירת קבלות ועוד. מה שנוח לכם – ובלבד שתתעדו הוצאות אלה.
החליטו מה מידת הפירוט שאתם מעוניינים לתעד רכישות במזומן (לא חייבים לתעד כל מסטיק..)
אם עדיין נותר כסף מזומן שיצא ואינכם יודעים על מה – רשמו אותו בסעיף “מזומן ללא מעקב”
לסיכום
אם ביצעתם את השלבים המתוארים במדריך זה, עשיתם צעד גדול בדרך להתנהלות כלכלית מושכלת.
ככל שתקפידו לבצע בקרה על התקציב תגלו שאתם משיגים שליטה רבה יותר וצמצום של אי הוודאות בכל הנוגע למצבכם הכלכלי.
אתם מוזמנים לפנות אליי בכל שאלה או הערה שיתעוררו בעקבות השימוש במדריך זה ובכלל.
מאחל לכם הרבה ברכה שפע והצלחה בכל אשר תפנו.
איתן יובל
052-5559906
eitan@vider.co.il
